SIELCOSoftware Gestione Documentale

Con il passaggio dal cartaceo al digitale, un’adeguata formazione e un sistema di gestione documentale diventa sempre più fondamentale per qualsiasi attività che voglia conservare e disporre di tutti i propri dati raccolti in anni di lavoro. SIELCO mette a disposizione delle soluzioni studiate appositamente per la gestione dei documenti.

Con il sopravvento del digitale sul cartaceo si è posto il problema di come trasferire tutti i dati dal foglio al digitale. 

SIELCO mette a disposizione delle attività diversi software e servizi che rendono possibile la dematerializzazione dei documenti accumulati nel corso del tempo da cartaceo a digitale evitando il rischio di una perdita di dati, che in alcuni casi significa perdita economica o addirittura, nei casi più gravi, la chiusura dell’attività. 

Oltre la dematerializzazione, SIELCO garantisce la totale tracciabilità dei documenti, reperibilità e completa accessibilità. Questo in quanto SIELCO comprende che al giorno d’oggi l’informazione e i dati sono il bene più prezioso in possesso delle attività lavorative, e il sapere sempre la loro posizione, la possibilità di recuperarle velocemente e l’accedervi senza alcun tipo di problema è importante quanto l’informazione stessa. 

Il reparto di gestione documentale di SIELCO è composta da esperti della gestione documentale che hanno sviluppato nel corso del tempo, grazie all’esperienza maturata lavorando a stretto contatto con i propri clienti, la capacità di capire i bisogni dei clienti adattando ad hoc i prodotti e i servizi, l’importanza di fornire una risposta rapida e precisa a qualsiasi problema si presenti e la rilevanza di accompagnare il cliente durante tutto il processo. 

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Archivia Plus

Archivia Plus è la soluzione software per iprofessionisti, che permette la raccolta digitale della documentazione cartacea attraverso i processi di Archiviazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva. 
L’archiviazione elettronicanasce dalla necessità delle aziende di conservare digitalmente la documentazione cartacea, allo scopo di utilizzare i vantaggi che ne derivano sia sotto l’aspetto economico che funzionale. 
La conservazione sostitutiva è invece regolamentata dal Decreto del Ministro dell’Economia e Finanze sulla validità legale dei documenti. Infatti è prevista l’archiviazione nel formato digitale, di documenti sia fiscali che non, garantendone nel tempo l’integrità e la leggibilità, attraverso l’impiego della firma digitale e della marcatura temporale. 
Molti sono i guadagni che provengono dall’archiviazione elettronica: la piena integrità e inalterabilità nel tempo; la notevole riduzione dei costi di gestione; la reperibilità immediata ed una più razionale classificazione dei documenti; etc.. 
Archivia Plus si integra facilmente nel lavoro quotidiano d’ufficio e in modo del tutto automatico, legge e preleva le informazioni dagli spool di stampa, riconosce le connessioni logiche dei documenti e li cataloga e raggruppa in dossier specifici.

ARXivar

ARXivar è la piattaforma che permette la concentrazione in un unico punto di tutte le informazioni a disposizione di un’azienda per rendere la gestione più facile e sicuraArxivar è l’integrazione in un’unica piattaforma delle funzioni di gestione documentale, conservazione a norma e gestione dei processi aziendali. 

I vari vantaggi della piattaforma Arxivar includono: l’ottimizzazione dei processi, la condivisione delle informazioni in sicurezza, il monitoraggio delle attività, la conservazione a norma dei documenti e la possibilità di lavorare da smartphone.  

Ma il vero punto di forza di Arxivar è il modellatore di workflow che permette di disegnare e rendere funzionante in poco tempo la gestione del workflow aziendale. Altamente versatile e di facile utilizzo, il modellatore si adatta alle esigenze di tutti i tipi di business. 

Fatturazione Elettronica

Da gennaio 2019 la fatturazione elettronica tra privati è obbligatoria. E’ possibile inviare e ricevere fatture solo in formato XML 1.2, lo stesso utilizzato per la fatturazione elettronica dalla PA. Per inviare le fatture elettroniche ai Clienti è necessario specificare nel documento l’indirizzo PEC del destinatario o il suo Codice destinatario, un codice alfanumerico di 7 cifre rilasciato dal Sistema di Interscambio.  

Al fine di supportare i propri Clienti nel processo di fatturazione elettronica, SIELCO ha individuato due soluzioni che garantiscono la gestione dell’intero flusso di trasmissione e conservazione di fatture e ricevute:  

  • Teamsystem Digital Invoice – integrazione automatica con i prodotti del mondo Teamsystem  
  • Fattura Facile – la soluzione Indicom pratica e trasversale, adatta ad ogni realtà 

Entrambe le piattaforme hanno accreditato un proprio canale al Sistema di Interscambio mettendo così a disposizione il proprio Codice Destinatario sul quale ricevere le fatture elettroniche da parte dei fornitori. 

La fattura elettronica, firmata digitalmente, viene inviata al SdI, che si occuperà di effettuare i controlli formali e inoltrarla al destinatario. Le fatture elettroniche inviate e trasmesse, così come le notifiche e le fatture ricevute, dovranno essere conservate digitalmente a norma di legge. E’ inoltre possibile importare le fatture elettroniche ricevute nel sistema gestionale utilizzato per facilitare le operazioni di contabilizzazione, riducendone i tempi e le possibilità di errore. 

Firma Digitale

La Firma digitale è l’equivalente di una firma apposta manualmente su un documento stampato, con la differenza che viene generata e memorizzata sotto forma di file attraverso una procedura informatica basata su algoritmi matematici e su un sistema di codifica crittografica a chiavi asimmetriche (una pubblica ed una privata).
La funzione della firma digitale è quella di attestare la paternità e l’integrità di un documento informatico o di una comunicazione.  

SIELCO è Intermediario di Registrazione presso la Camera di Commercio per svolgere le pratiche di richiesta delle chiavette di firma digitale e fornire l’adeguato supporto agli utilizzatori finali. 

Inoltre, si avvale del partner Abletech per il rilascio dei certificati di firma remoti, che permettono la gestione della firma senza l’utilizzo di dispositivi fisici, rendendo il processo pratico e snello.  

Conservazione elettronica a norma

La conservazione elettronica a norma è una procedura informatica che assicura il valore legale dei documenti conservati.

La conservazione documentale prevede di assegnare al documento tutti gli elementi necessari per preservare il suo effettivo valore: con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale, si garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44). 

SIELCO si avvale dei servizi di conservazione proposti dai propri partner accreditati:  

  • Il servizio CCT offerto da Teamsystem – integrazione automatica con i prodotti del mondo Teamsystem  
  • Il servizio di conservazione di Indicom – la soluzione Indicom pratica e trasversale, adatta ad ogni realtà 
  • Il servizio IXCE di Abletech – integrazione automatica con ARXivar 
Si.Doc Portal

Si.Doc Portal è il Portale web di SIELCO con il quale è possibile condividere determinati documenti generati dalla tua Azienda sia ad utenti esterni (clienti, fornitori, ecc.) che interni autorizzati in tempo reale e senza alcuna attività aggiuntiva. 

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