Lo smart working a 360° - Sielco

Maggio 20, 2020

L’emergenza Covid-19 ha inevitabilmente modificato la routine quotidiana degli individui e il mondo del lavoro, permettendo di giungere a nuove importanti consapevolezze.

In un periodo di estrema necessità, lo smart working si è rivelato un’opportunità capace di consentire ad aziende, studi professionali e pubbliche amministrazioni di procedere con le proprie attività lavorative.

Se in Italia fino ad inizio 2020 il lavoro agile cresceva a ritmo lento, piacendo sempre di più anche a PMI, il fatto che sia diventato un obbligo ha permesso a datori di lavoro e dipendenti di esplorare un terreno nuovo.

Basti pensare, che dopo il primo decreto del 23 febbraio emanato per contrastare l’epidemia, il numero dei lavoratori agili nel nostro Paese ha superato il milione.

Analizzando le statistiche, prima della diffusione del Coronavirus e delle misure del lockdown, il 46% delle aziende non aveva mai fatto uso dello smart working e ora solamente l’1% prosegue sulla stessa linea.

Con lo smart working abbiamo imparato a stare vicini anche stando lontani, a svolgere le riunioni comodamente da casa, a non combattere con il traffico mattutino e ad avere maggiore libertà nei tempi di gestione del lavoro.

 

Il lavoro da remoto performante: che cosa occorre

Abbiamo anticipato qualche beneficio del lavoro da remoto. Come dice il famoso detto però “non è tutto oro ciò che luccica”. Sono stati molti le realtà quali Aziende, Studi Professionali e Pubbliche Amministrazioni convinte che per lavorare in smart working fossero necessari unicamente un computer e una buona connessione internet.

L’errore è dimenticare tutti gli aspetti di sicurezza.

Molto spesso infatti a casa si utilizzano dispositivi personali, non forniti direttamente dal datore di lavoro, e si tende a trascurare le misure di sicurezza: per esempio non si adottano sistemi antivirus/antimalware, e/o si sottovalutano i grandi rischi normalmente connessi alla navigazione in rete (accesso a siti pericolosi, download, ecc.).

La maggiore criticità riscontrata del lavorare connesso da casa è proprio questa: i dipendenti usano i loro device per accedere ai sistemi e ai server aziendali per cui collaborano, con connessioni di rete (ADSL, WiFi, ecc.) senza preoccuparsi di modificare i parametri standard che presentano bassissimi livelli di protezione (incluse le password amministrative, disponibili con una semplice ricerca su Google).

È importante comprendere che, bel momento in cui ci si connette ad una rete, è indispensabile un sistema di protezione valido che preveda come dispositivi minimi antivirus, anti-malware di nuova generazione e un ottimo sistema di backup, meglio se ridondato.

Meglio ancora se si ha la possibilità di impostare, in collaborazione con l’Azienda, procedure di business continuity e di disaster recovery. 

Tutti gli aspetti legati alla cybersecurity e alla protezione dei dati che supportano gli asoetti di gestione aziensale connessi al cloud e alla rete.

Le minacce informatiche devono diventare un aspetto da valutare con sempre maggiore attenzione, soprattutto in un approccio aziendale basato sul risk based thinking.

Prevenire significa evitare di avere la rete aziendali bloccata e garantire due esigenze fondamentali nella gestione di lavoratori in smart working: comunicare da remoto e condividere informazioni in maniera sicura.

Per SIELCO, negli anni, la sicurezza è diventata una modalità di operare, un servizio da garantire al fianco di qualsiasi prodotto venduto.

Nella maggior parte dei casi, le misure di sicurezza adottate fino ad ora non sono più in grado di contrastare i pericoli che le aziende e gli utenti devono affrontare. Per assicurare alti livelli di sicurezza è fondamentale tenersi costantemente aggiornati, sia sulle evoluzioni tecnologiche sia sui metodi d’attacco usati dagli hacker: solamente così si può puntare alla salvaguardia dei dati e alla continuità aziendale.

 

Smart working: cosa fare per lavorare in sicurezza

Come abbiamo visto, sono molte le aziende, studi professionali e pubbliche amministrazioni che adotteranno il lavoro agile anche al termine dell’emergenza.

Ecco cosa consiglia Sielco per garantire buoni livelli di sicurezza.

  • Dotare i dipendenti di computer e dispositivi appositamente predisposti, con applicativi aggiornati e pronti per una fruizione da remoto;
  • Installare dispositivi/centralini telefonici virtuali adeguati allo scopo e valutare l’utilità software per la gestione del tempo lavorativo (es: software di rilevazione presenze, timesheet, ecc.);
  • Installare sui dispositivi consegnati ai lavoratori un buon sistema di antivirus, aggiornato ed effettuare un’accurata scansione preventiva;
  • Organizzare un sistema di gestione remota dei dispositivi, con il quale il reparto tecnico possa monitorare e gestire eventuali problemi;
  • Se utile, attivare una connessione VPN ovvero quel canale di comunicazione “sicuro” tra il dispositivo remoto e l’azienda, attraverso il quale si accede direttamente agli applicativi ed ai dati aziendali. Attenzione! Si tratta del passaggio più critico, che richiede particolare attenzione in quanto mette in collegamento diretto il dispositivo
  • remoto col sistema informativo aziendale, con il rischio ad esempio che un software malevolo infetti il dispositivo remoto e da qui l’intero sistema;
  • Effettuare i login in maniera sicura. Se non si usano adeguati sistemi di protezione -come protocolli sicuri e software di protezione adeguati- è possibile che le utenze e le password digitate vengano carpite. Prediligere quindi l’adozione di sistemi di autenticazione a due fattori (con l’uso di codici o token, in aggiunta alla normale password). In caso questo non fosse possibile, il consiglio è di aumentare il grado di complessità delle password utilizzate, e di forzarne il cambiamento molto più frequentemente di quanto si faccia normalmente (possibilmente anche una volta alla settimana, predisponendo tuttavia un servizio di supporto per chi inevitabilmente farà pasticci e resterà bloccato).
  • Formare il personale, anche da remoto, perché sia consapevole dei rischi e del corretto approccio da mantenere durante le attività lavorative svolte in smart working.

 

Smart Working nel quotidiano

Nel paragrafo precedente abbiamo definito qualche must per lavorare in sicurezza da casa, con i diversi dispositivi informatici. 

Ora vogliamo fornire qualche consiglio da applicare nel quotidiano, che si discosta dal mondo IT e che comprende maggiormente la sfera mentale e fisica. Consigli degli esperti del benessere per uno smart working sano ed efficiente. 

  1. Mantenere la routine. Conservare le “vecchie” sequenze predispone a una buona giornata lavorativa: sveglia, doccia, prima colazione, barba per gli uomini e trucco per le donne. E’ preferibile evitare di passare dal pigiama alla tuta e avviarsi subito ad accendere il computer, magari nel bel mezzo della colazione. 
  2. Rendere più sano lo stile di vita. Come abbiamo anticipato, lo smart working concede un orario di lavoro più flessibile, annullando innanzitutto i tempi di spostamento. Potrebbe essere l’occasione giusta per iniziare a fare una regolare attività fisica. Lo sport è la migliore arma per abbassare i valori di cortisolo, l’ormone dello stress. 
  3. Programmare la propria agenda proprio come se si fosse in ufficio anziché a casa; 
  4. Non rinunciare alla pausa relax, rinunciando all’utilizzo di qualsiasi device per qualche minuto per consentire al cervello e alla vista di riposare (evitare di fare pausa guardando lo schermo dello smartphone). 

Risulta fondamentale porre la giusta attenzione anche al luogo di lavoro scelto: 

  • Le attività lavorative non devono essere svolte in locali tecnici o locali non abitabili (ad es. soffitte, seminterrati, rustici, box); 
  • Le superfici interne delle pareti non devono presentare tracce di condensazione permanente o muffe; 
  • I locali devono avere una superficie finestrata idonea e devono essere arieggiati con frequenza; 
  • L’illuminazione dell’ambiente deve garantire un buon comfort visivo, sia a livello di luce naturale sia a livello di luce artificiale; 
  • Gli ambienti devono essere mantenuti puliti e ordinati, evitando di ammassare documenti, tazzine del caffè e carte di cioccolatini sulla scrivania; 
  • Evitare ambienti troppo rumorosi con distrazioni quali radio, televisione e disturbi di sottofondo di vario genere (lavastoviglie in funzione, toni di avviso di cellulari, vociare eccessivo, etc…) 

 

Smart Working nel futuro

Lo smart working, nel prossimo futuro, potrà rappresentare una metodologia di lavoro stabile.

Dopo un primo impatto difficile legato all’emergenza e caratterizzato dall’improvvisazione, ci si potrebbe infatti rendere conto degli innumerevoli vantaggi che questa tipologia di lavoro porta: meno traffico, meno stress, meno ore passate in trasferta, più tempo da dedicare all’attività lavorativa vera a propria.

Il mondo legislativo e il mondo del lavoro si stanno movendo in tal senso.

Nell’ultima bozza del Decreto Rilancio si stabilisce che fino a fine anno i lavoratori di aziende private con almeno un figlio under 14 avranno diritto al lavoro agile, purché compatibile con la loro attività, anche senza accordi individuali.

Twitter ha annunciato che consentirà ai dipendenti di lavorare da casa per sempre, per quanto riguarda le mansioni che non implicano la presenza fisica.

L’annuncio ha seguito di qualche giorno quello analogo di Facebook: la società proprietaria del noto social network consentirà alla maggior parte dei suoi dipendenti di lavorare da casa fino alla fine del 2020.

Una decisione simile è stata presa contemporaneamente da Google: l’azienda del gruppo Alphabet riaprirà gli uffici a luglio ma i dipendenti potranno scegliere in autonomia se lavorare da casa fino a dicembre.

Sempre più aziende legheranno il proprio business ai collegamenti da remoto e dovranno imparare a gestire i dati informatici puntando alla sicurezza. La perdita o il mancato accesso ai dati comporta infatti un impatto negativo in termini di tempo, performance e quindi fatturato.

Circa il 70% delle piccole e medie imprese che nel tempo hanno subito blocchi aziendali e perdite di dati a seguito di attacchi informatici, ha chiuso entro un anno dall’evento negativo.

SIELCO punta ad essere, per le sue aziende clienti, il partner affidabile a cui rivolgersi per implementare le migliori soluzioni di smart working a 360°: Infrastrutture Hardware, Software, Formazione della Direzione e dei lavoratori, supporto nella realizzazione di sistemi di Business Continuity e Disaster Recovery (con sistemi di Backup tradizionali o in Cloud), Assistenza in caso di aventi negativi.

Essere coscienti dei pericoli e sapere come affrontarli è il miglior modo di proteggersi!

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