Lo smart-working è figlio dell’emergenza sanitaria vissuta nel 2020. Questa ha provocato un incremento del lavoro da remoto senza precedenti, basti pensare che c’è chi ha deciso di considerare questa soluzione come definitiva e non temporanea. Ne abbiamo parlato circa un anno fa nel nostro articolo: “Lo smart working a 360″ quando la situazione era ancora piuttosto nuova e in evoluzione.
A distanza di 1 anno come sono cambiate le cose?
Secondo i dati del Sole 24 ore regna ancora l’incertezza: infatti solo il 34% dei dipendenti italiani è stato informato su quanto tempo passerà ancora a lavorare in smart-working, risultando però una delle popolazioni più consapevoli insieme alla Francia.
Nel frattempo, sono nate iniziative curiose che hanno cercato il lato positivo della situazione: come il primo ministro delle Barbados che per contrastare l’effetto negativo del terrorismo sul turismo a luglio 2020 ha proposto un visto di 12 mesi per lavoratori in smart working per chiunque scegliesse di trasferirsi e lavorare da bianche spiagge dei Caraibi (forbes)
Il dato certo è che la possibilità di mantenere i lavoratori in smart working senza accordo individuale è stata prorogata fino al 30 aprile 2021. Si parla anche di reintroduzione dei permessi Covid per i genitori che, in caso di chiusura scuola, dovessero assentarsi dal posto di lavoro. (money.it).
Le stime dicono che nel 2021, il 16% degli italiani lavorerà da casa.
Interessante è anche il dato che vede la quota di chi oggi lavora in smart working crescere tra i Millennials (passando da 24% a 27%).
La tendenza allo smart-working è più sentita nelle grandi aziende(31% per imprese con più di 250 dipendenti – in opposizione al 14% di quelle con meno di 50 addetti), nelle multinazionali (53%) e nella Pubblica Amministrazione(44%).
Smat working in sicurezza
Il lockdown ha modificato il pensiero di dovere e operosità per i datori di lavoro.
Se pensiamo al concetto di “lavoro in sede”, la sicurezza deve essere assicurata durante l’orario lavorativo e all’interno della rete aziendale. Il lavoro smart richiede più attenzioni: la sicurezza deve essere estesa su un perimetro più ampio, sia a livello geografico sia a livello orario.
La sfera privata incide in particolar modo sull’operato, sia a livello psicologico (poiché il morale e la situazione emotiva di molte persone in questo periodo è altalenante) sia a livello di attenzione in merito ai rischi.
Valutare le esigenze dei singoli dipendenti è un fattore, pertanto di fondamentale necessità: i datori di lavoro dovrebbero confrontarsi regolarmente con i propri dipendenti e incoraggiare un dialogo aperto su eventuali cambiamenti delle loro circostanze personali.
La formazione deve rimanere un punto di attenzione focale, soprattutto se pensiamo all’aumento dei rischi cyber che la nuova modalità di lavoro ha portato.
Le best practice del lavoro in smart working
Dopo un anno di lavoro da remoto lo stress può giocare un ruolo fondamentale. È indispensabile per i dipendenti trovare una routine lavorativa a casa che operi al meglio e una volta definita attenersi ad essa. Per questo è consigliabile non restare in pigiama, ma vestirsi come se si stesse in ufficio. Ma anche a metà mattina staccare il cervello dallo schermo del pc con pause caffè, concedendosi magari una breve passeggiata (senza scordarsi la mascherina).
Adottare un orario di lavoro flessibile è un altro punto essenziale: i dipendenti con figli potrebbero dover essere liberi di lavorare in tempi differenti rispetto al solito “orario d’ufficio”.
Offrire supporto alle priorità quotidiane del dipendente è una chiave che permette di aprire la porta a molteplici opportunità: in Italia purtroppo solo 14% dei lavoratori ha affermato che i propri datori di lavoro si sono offerti di sostenere il proprio benessere.
Il work life balance, ovvero l’equilibrio tra vita privata e lavorativa, deve essere mantenuto.
Come mantenere comunicazione efficace con le persone.
E-mail e applicazioni chat sono la via di comunicazione ideale per messaggi rapidi, con contenuti semplici che devono però rimanere memorizzati.
Per argomenti più complessi, nuove pianificazioni, momenti di team building e gestione di situazioni complesse, è basilare avere un rapporto più umano attraverso il contatto telefonico o la video conference. Infatti, aumentano l’approccio personale, si permette al dipendente di sentirsi in ufficio anche seduto sulla scrivania di casa.
Avere a disposizione gli strumenti adeguati
Lo smart-working è vantaggioso solo se l’azienda fornisce al lavoratore gli strumenti adeguati per poter comunicare, condividere informazioni e sviluppare la propria attività:
- Smartphone
- Cuffie per computer
- Webcam
- Pc portatili
- Sistemi di archiviazione in Cloud
- Sistemi di back up e disaster rcovery
- Sistemi di gestione documentale
- Cancelleria adeguata
…ma non solo; un’ottima soluzione sono gli strumenti che consentono di monitorare i progressi delle attività, entrare in contatto con referenti aziendali e pianificare progetti da remoto. Rendere le proprie persone autonome a gestire le attività da remoto è un punto di partenza per ottimizzare lo smart-working in Azienda.
Attenzione al Multitasking!
Uno dei pericolo dello Smart-Working è la dispersione, di concentrazione e di tempo.
“Lavoro flessibile” non significa lavorare 24 ore. Nel modello del lavoro agile è consigliabile mantenere il più possibile gli orari d’ufficio, che ritornando al discorso del work life balance possono aiutare di gran lunga a mantenere un certo equilibrio.
È importante pianificare e sviluppare un progetto secondo priorità ben precise e concentrarsi su quello in maniera possibilmente esclusiva fino a concluderlo in modo qualitativo. Solo dopo averlo ultimato, concentrarsi sul seguente. Passare da una mail all’altra, rispondere a più persone contemporaneamente, aumenta il rischio di diventare vittima di phishing (link a loro articolo) o di sistemi che portano a cliccare su link malevoli.
La soddisfazione fa bene allo smart working
Circa il 20% dei lavoratori dichiara di rendere meglio a livello lavorativo se ha la percezione di svolgere il loro lavoro in maniera sicura, precisa ed efficacie.
Il senso di soddisfazione è importantissimo per le performance: non è univoco e ogni dipendente lo identifica con l’appagamento di specifiche esigenze. Complimentarsi con i dipendenti e motivarli a dare il proprio meglio nonostante la distanza fisica è quindi essenziale.
