Il responsabile della conservazione digitale è una figura molto importante in un’organizzazione: questo approfondimento si propone di conoscere meglio la figura del responsabile e cosa fare per una corretta gestione e conservazione dei documenti informatici.
COSA DICE LA NORMATIVA
Dal 1° gennaio 2022 sono entrate in vigore le nuove Linee Guida AgID sulla gestione e conservazione dei documenti informatici. In particolare, vengono identificati i compiti a carico del Responsabile della conservazione. Sebbene alcuni di questi possano essere affidati, in caso di conservazione in outsourcing, al responsabile del servizio di conservazione (ovvero il fornitore del servizio stesso), resta tassativamente in capo al Responsabile della conservazione la redazione del manuale della conservazione. La normativa non specifica l’entità delle sanzioni previste ma parla, in caso di verifica, di sanzioni per vizio di forma.
I COMPITI DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
Il responsabile della conservazione opera secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quater, del CAD44 (L’art. 44, comma 1-quater, del CAD prevede che: “Il responsabile della conservazione, che opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi, può affidare, ai sensi dell’articolo 34, comma 1-bis).
Nella Pubblica Amministrazione, il responsabile della conservazione:
a) è un ruolo previsto dall’organigramma del Titolare dell’oggetto di conservazione;
b) è un dirigente o un funzionario interno formalmente designato e in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche;
c) può essere svolto dal responsabile della gestione documentale o dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.
Per i soggetti diversi dalla Pubblica Amministrazione, il ruolo del responsabile della conservazione può essere svolto da un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, purché terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione. In particolare, il responsabile della conservazione:
1. Genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione
2. Genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione
3. Effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione
4. Effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi
5. Adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinarne la corretta funzionalità e adotta analoghe misure per l’obsolescenza dei formati
6. Provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione
7. Predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione
8. Assicura la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia richiesto il suo intervento
9. Assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza
10. Provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione rispettivamente all’archivio centrale dello stato e agli archivi di stato territorialmente competenti
11. Predispone il manuale di conservazione digitale e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali e tecnologici rilevanti
IL MANUALE DELLA CONSERVAZIONE
Nel caso in cui il servizio di conservazione venga affidato ad un conservatore, le attività suddette o alcune di esse potranno essere affidate al responsabile del servizio di conservazione. Tale principio non si applica al Manuale Della Conservazione e i suoi aggiornamenti.
Cos’è il Manuale della Conservazione?
è un documento informatico che deve illustrare:
a) l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi
b) il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione
c) si distingue dal Manuale del Conservatore perché al suo interno sono riportati i dettagli che riguardano gli oggetti della conservazione, i metadati, gli esercizi di competenza.
ADEGUARSI ALLA NORMATIVA
Per applicare le nuove norme le Pubbliche Amministrazioni e gli operatori privati dovranno:
1. Nominare il Responsabile della Conservazione che predispone il Manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
2. Dotarsi di un proprio Manuale di conservazione
3. Nominare la Nuova figura Titolare dell’oggetto della conservazione identificato come la persona fisica o giuridica che ha la responsabilità di conservare per legge un documento, che corrisponde al soggetto detentore dell’Archivio.
4. Eseguire le operazioni di selezione e scarto dei documenti informatici e, se conservati, dei Pacchetti di Archiviazione.
5. Stabilire i formati dei file e i metadati per la conservazione e il riversamento.
6. Redigere/Aggiornare il Manuale di Gestione documentale che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
7. Nominare e attribuire compiti ad altri soggetti quali: delegato del responsabile della conservazione, responsabile produttore, responsabile amministrativo, responsabile tecnico.
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