“Io nel mio disordine mi trovo bene, riesco a trovare tutto quello di cui ho bisogno all’occorrenza”.
Ti è mai capitato di sentire un collega pronunciare questa frase? Oppure di utilizzarla tu stesso nel quotidiano?
Gli ambienti di lavoro ordinati sono sinonimo di precisione e produttività, proprio per questo è importante lavorare accedendo alle risorse necessarie senza intoppi, consentendo anche agli altri collaboratori di procedere in maniera lineare.
In molte realtà, le ultime ore di lavoro prima della chiusura per le festività natalizie sono dedicate alla riorganizzazione degli spazi.
Dopo periodi di tanto lavoro, potrebbero esserci infatti raccoglitori da sistemare, pratiche da etichettare, documenti da eliminare e soprattutto cancelleria da riordinare. Se lavoriamo da casa, potremmo avere postazioni provvisorie da riorganizzare prima del periodo di fermo.
Presentiamo nel corso di questo articolo alcuni consigli per mantenere i documenti in ordine, e l’importanza per una ripartenza efficace al rientro dalle ferie.
Come l’ordine può influenzare il lavoro
Innanzitutto, è importante sapere che avere una postazione ordinata può portare a benefici psicologici e pratici.
Sapevi, ad esempio, che un luogo di lavoro pulito e organizzato:
- Favorisce la creatività e crea positività;
- Riduce lo stress;
- Limita l’insorgere di discussioni tra collaboratori;
- Migliora l’impressione che si desidera dare al proprio capo o ad un potenziale cliente in visita all’azienda;
- Riduce notevolmente i tempi di ricerca del materiale e dei documenti. Lo sfruttamento degli spazi in modo intelligente consente di puntare lo sguardo e subito ritrovare il faldone che serve, aprire e chiudere i cassetti rapidamente e avere ciò di cui si ha bisogno è sempre a portata di mano.
Per far sì che questo elenco sia applicabile nella tua realtà, il segreto è l’organizzazione!
Come possiamo dare inizio ai lavori di ordine e pulizia?
I consigli pratici per mantenere un luogo di lavoro ordinato
Ultimi sforzi prima di prendersi un meritato stop per qualche giorno: lasciare tutto in ordine significa guadagnare tempo e iniziare il nuovo anno con il piede giusto.
Ma da dove possiamo iniziare? Facciamo un esempio pratico:
- Iniziamo da dove molti collaboratori trascorrono la maggior parte del tempo: la scrivania. Il piano di lavoro deve essere libero e pulito, con pochi oggetti e il materiale strettamente necessario, posizionato in maniera strategica.
Ti stai chiedendo che cosa è indispensabile avere sulla scrivania, oltre al computer? Un porta penne, i block notes e un’agenda costituiscono i 3 must have di un collaboratore organizzato.
- Un mobile chiusodove riporre i faldoni utilizzabili quando necessario e una libreria in cui sistemare raccoglitori e porta documenti di uso frequente, applicando le etichette su di ogni porta documenti o faldone.
- I cassetti, generalmente utilizzati come porta oggetti di qualsiasi genere e natura, dovrebbero essere considerati un prolungamento della scrivania. Quindi, scrivania impeccabile e pulita, cassetti ordinati. Così come per la libreria, la quale può essere suddivisa in specifici settori, anche i cassetti possono essere differenziati in base alla loro utilità. Ad esempio, nel primo è possibile riporre tutto ciò che potrebbe servire per la conclusione e svolgimento dell’attività lavorativa. Nel secondo invece è possibile riporre tutto ciò che potrebbe servire durante la giornata in ufficio.
- Raccogliere tutti i cavi e i fili sparsi del computer e di ogni altro apparecchio tecnologico.
- Puntiamo sull’igiene: specifici gel e disinfettanti possono garantirci tastiere e mouse impeccabili
- Se vogliamo tenere oggetti personali sul piano di lavoro nessun problema! L’importante è non esagerare. Una foto, un piccolo cactus, un piccolo oggettivo affettivo…. Senza esagerare e senza trasformare la scrivania nella nostra vetrinetta di casa
La regola fondamentale è “ogni cosa al proprio posto”.
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Gestione documentale e smart working: ordine e pulizia da remoto
Abbiamo presentato alcuni consigli per una corretta organizzazione dello spazio lavoro. Lavorare in presenza o da remoto non fa differenza: la base per ottenere ottimi risultati anche in smart working è una corretta e ordinata gestione documentale, dove l’ufficio è in versione digitale.
In questi mesi sono molti i collaboratori si sono ritrovati ad utilizzare i propri device personali anche per scopi professionali, archiviando i documenti di lavoro su un server condiviso, una volta pronti.
Ordine e organizzazione rimangono capisaldi indispensabili per risparmiare tempo ed incrementare la produttività.
Presentiamo alcuni semplici consigli da seguire per una corretta e ordinata gestione documentale, anche dagli ambienti domestici.
- Definire delle cartelle di lavoro in macrocategorie, che costituiranno le schede principali, in cui raggruppare tutto quello che è stato realizzato nel periodo di lavoro da remoto.
Per esempio: Amministrazione e fatture –– Contratti fornitori – Progetti Clienti.
Le categorie devono essere utili ad orientarti e orientare i collaboratori con una certa facilità.
- La creazione delle micro-categorie. Ogni cartella “macro” ospiterà sottocartelle più specifiche e in ognuna saranno presenti ulteriori suddivisioni con un sistema che si chiama ad albero rovesciato. Ad esempio: nella macrocategoria clienti, sarà presente una sottocartella dedicata al cliente specifico e ulteriori suddivisioni del materiale realizzato.
- Usare un metodo cronologico di nominare i file. Quando si è di fretta, di solito si ha l’abitudine di nominare un file in “Rapporto di lavoro 2”. Invece di nominare un file con suffisso casuale, è funzionale utilizzare la data, ad esempio: 2020-12-Progettoxy, ed indicarne la versione.
Pochi accorgimenti in più aiuteranno a riconoscere la versione più recente del file o il file desiderato e trovare facilmente documenti realizzati in un periodo specifico.
- Condividere le linee guida con i collaboratori, svolgendo una riunione in cui decidere insieme quali sono le macro categorie di riferimento principali, la logica di creazione e la nomenclatura. L’obiettivo è quello di avere dei luoghi e dei nomi predefiniti pronti da usare in modo da non perdere tempo a decidere. Ogni cosa al suo posto: se sai già dove deve andare un file e lo sai etichettare ci metterai un minuto a farlo.
- Preoccupiamo sempre e comunque della sicurezza dei dati. Lavorando da casa i dati sono sotto back up? I computer sono protetti da firewall e antivirus? Le procedure di disaster recovery sono state aggiornate con l’opzione dello smart working? È importante essere consapevoli degli eventuali rischi aggiuntivi di una gestione da remoto.
Le parole d’ordine sono quindi: ordine e disciplina! In questo modo non perderemo nulla e sapremo trovare tutto in breve tempo.
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