Gestione documentale: costruire una esperienza di lavoro sicura

Ottobre 28, 2020

Negli ultimi mesi abbiamo sentito parlare quotidianamente di smart working.

Una soluzione, adottata già da tempo da paesi nordici come Danimarca, Svezia, Paesi Bassi, Regno Unito e Francia, che ha trovato finalmente spazio anche in Italia.

Si tratta di un “piccola rivoluzione lavorativa” che ha portato a un cambiamento nelle richieste di mercato nell’ambito della digital transformation, tra cui un aumento del bisogno di una gestione documentale digitale.

Le attività di Aziende, Studi Professionali e Pubbliche Amministrazioni si stanno spostando – ove possibile- verso una gestione da remoto, opzione che da necessità è divenuta una vera e propria scelta.

 

La base dello smart working: una corretta gestione documentale

Ogni giorno riceviamo e gestiamo dati: documenti, e-mail, file, immagini, filmati…Raccoglierli, proteggerli ed archiviarli nella maniera corretta risulta sempre più importante, soprattutto in un’ottica di collaborazione da remoto.

Ecco il motivo principale per cui un’archiviazione digitale dei documenti in totale sicurezza è fondamentale all’epoca dello smart working.

Un archivio documentale ben organizzato e la giusta capacità di gestire i documenti sono elementi strategici per la sicurezza informatica.

Si tratta di una scelta fondamentale, capace di rendere i Clienti soddisfatti della propria utenza e di garantire alle imprese un alto grado di efficienza e competitività.

 

Gestione Documentale Digitale: di che cosa si tratta

Quando parliamo di Gestione Documentale Digitale intendiamo lo sviluppo di una rete, in grado di ricoprire tutta l’attività aziendale che permette di ottenere:

  1. Una gestione completa e controllata dei documenti e dei flussi di lavoro ad essi connessi;
  2. La possibilità di integrare le funzioni di software diversi in modo da rendere fluido l’avanzamento dei processi.

La gestione documentale consente di ottimizzare i costi e ottenere ampi margini di saving, ma anche di organizzare e indirizzare le energie e le risorse aziendali sul proprio core business.

L’elevatissimo numero di transazioni del business unito all’esigenza di una corretta formazione e successiva amministrazione dei documenti, rende la Gestione Elettronica Documentale (GED) un elemento strategico della vita aziendale.

Nelle grandi realtà si tratta di una soluzione adottata da diverso tempo, implementata con investimenti importanti. Oggi, grazie all’evoluzione del mercato sono disponibili soluzioni perfettamente scalabili anche alle piccole medie imprese, con costi decisamente abbordabili.

 

Benefici di una corretta gestione documentale dal punto di vista operativo

La legislazione italiana parifica il valore probatorio del documento informatico a quello cartaceo: la spedizione dei documenti digitali (fatture, ordini, circolari, ecc…) risulta quindi più efficiente, economica e rapida di quella cartacea, senza perdere nulla a livello di garanzie e di valore legale.

Gli innumerevoli vantaggi della Gestione Documentale Digitale sono:

  • Possibilità di modificare, visualizzare e condividere documenti con tutti, in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo;
  • Massima sicurezza in caso di catastrofi come incendi o inondazioni, con garanzia che i dati aziendali critici vengano mantenuti intatti e non vadano irrimediabilmente perduti;
  • Possibilità di catalogare i documenti tramite tag, categorie, sottocategorie e metadati che ne permettono una ricerca facile e veloce
  • Configurazione con drag&drop, senza dover scrivere codice, alla portata di tutti;
  • Usabilità da ogni device: puoi lavorare dallo smartphone;
  • Compliance con la normativa italiana per la gestione della fatturazione elettronica;
  • Back up di tutti i dati archiviati.

Tra i punti di forza di una corretta ed efficiente gestione documentale vi sono anche:

  • Riduzione dei volumi di carta stampata, con un impatto positivo sull’ambiente;
  • Riduzione degli spazi fisici di archiviazione;
  • Riduzione dei costi di gestione;
  • Inalterabilità dei documenti, evitando i possibili danni derivanti dall’uso della carta stampata;
  • Riservatezza delle informazioni.

Nel paragrafo precedente abbiamo parlato anche di ottimizzazione del tempo delle diverse risorse aziendali.

Questo accade perché si riscontrano:

  • Miglioramenti della collaborazione
  • Continuità operativa
  • Mantenimenti di elevati livelli di produttività
  • Aumento della velocità delle operazioni
  • Aumento della soddisfazione di clienti e utenti interni
  • Riduzione dei rischi di progetto.

 

L’efficacia di un sistema Gestione Documentale in ottica Eco Friendly

I vantaggi dell’adozione di un software documentale ci consentono anche di ragionare con un occhio di riguardo per l’ambiente:

  • Abbattendo i costi e i tempi della spedizione dei documenti ottimizzandone l’inoltro attraverso i canali tecnologici disponibili (spedizione cartacea massiva automatizzata, fax, e-mail, pubblicazione web);
  • Arrestando la produzione di carta archiviata in raccoglitori, faldoni, armadi, ecc storicizzando i documenti prodotti in supporti digitali, meno costosi e ingombranti.

 

Gli investimenti delle Aziende Italiane: un confronto con il 2019

Queste considerazioni trovano un effettivo riscontro sugli investimenti delle realtà italiane in ambito Digital, presentati dall’Osservatorio del Politecnico di Milano.

Nel 2019 sono stati investiti:

  • 550 milioni in Data center automatizzati;
  • 661 milioni in Virtual e private cloud;
  • 1562 milioni in Public e hybrid cloud.

 

Nel 2020 gli investimenti delle grandi imprese sono aumentati fino al 29%, mentre per le piccole medie imprese è stato registrato incremento con una percentuale superiore al 39%, raggiungendo i seguenti traguardi:

  • 583 milioni di euro in Data Center Automatizzati;
  • 732 milioni in Virtual Privat Cloud;
  • 2010 milioni in Public & Hybrid Cloud.

La direzione verso la quale si sta andando appare piuttosto chiara: puntare sul digitale e sul Cloud per permettere la collaborazione da remoto e l’abbattimento delle distanze fisiche, con un occhio di attenzione alla Sicurezza dei dati e al rispetto della normativa vigente.

 

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