L’innovazione tecnologica consente di usufruire di molteplici benefici come lavorare per la propria Azienda o per il proprio Studio professionale senza essere obbligatoriamente presenti in ufficio. Pensiamo per esempio alla gestione documentale da remoto, alla flessibilità dello smart working oppure alla redazione di documenti con collaborazione in tempo reale grazie alle soluzioni cloud.
Il mondo informatico è in costante evoluzione e il concetto di digital transformation sta portando le Aziende a cercare soluzioni che siano sempre più performanti e all’avanguardia, soprattutto lato sicurezza.
Ricordiamo infatti che la tecnologia porta con sé tutta una serie di rischi e vulnerabilità che non vanno trascurati. Dimenticare di proteggere una rete aziendale o anche un singolo dispositivo può significare la perdita di dati importanti, con conseguenti danni economici e di immagine.
Nessun allarme però: con le giuste precauzioni è tutto ridimensionabile. Nel mondo IT il detto “prevenire è meglio che curare” non può che essere più veritiero, specialmente quando si parla di salvataggio di dati.
Presentiamo nel nostro articolo l’importanza del backup. Un termine che include una serie di attività e procedure effettuate al fine di proteggere le informazioni di una Azienda, di uno studio professionale o di una pubblica amministrazione.
Back up da Wikipedia: […] messa in sicurezza delle informazioni di un sistema informatico (o un semplice computer) attraverso la creazione di ridondanza delle informazioni stesse (una o più copie di riserva dei dati), da utilizzare come recupero (ripristino) dei dati stessi in caso di eventi malevoli accidentali o intenzionali o semplice manutenzione del sistema.
L’importanza del backup nel quotidiano
Iniziamo questo paragrafo con una domanda: i dati salvati sui tuoi dispositivi – professionali e non – sono abbastanza importanti per richiedere la tua attenzione periodicamente?
Nella maggior parte dei casi, la risposta è ovviamente affermativa. I dati presenti su computer, tablet, cellulari – sia che si tratti di documenti, mail o contatti di lavoro ma anche di semplici fotografie personali – necessitano di essere salvaguardati.
I dati presenti su un qualsiasi device possono essere cancellati per errore, persi o rubati: non cadiamo nell’errore di accorgerci del loro valore solo nel momento in cui li abbiamo persi.
Le principali cause di perdita dei dati
Ti starai chiedendo: ma per quale motivo dovrei necessariamente perderei i miei dati?
Tra le cause più comuni ci sono:
- l’eliminazione intenzionale di software o documenti che riteniamo inutili ma che, a distanza di tempo, possono tornare utili;
- la cancellazione involontaria (per errore o distrazione) di dati o intere cartelle;
- furto, hackeraggio o contagio da virus informatici;
- disastri naturali come alluvioni, terremoti o incendi;
- guasto hardware.
Ecco perché dobbiamo considerare il backup come un’attività da non rimandare.
I tuoi dati oggi possono essere salvati periodicamente con attività semplici e poco onerose. Se stai lavorando ad un progetto importante o semplicemente hai appena finito di riordinare le foto delle vostre vacanze, il miglior momento per effettuare un backup resta sempre oggi.
Le principali tipologie di backup
Ci sono diverse modalità con cui salvaguardare dati. Presentiamo brevemente le caratteristiche delle 4 tipologie di backup più diffuse.
- Backup completo – il nominativo rispecchia le funzionalità: prevede una copia completa dei file e delle cartelle presenti sul computer, senza esclusione alcuna.
- Backup incrementale – prevede la memorizzazione di file creati e modificati dall’ultimo backup eseguito, tutti gli altri vengono lasciati inalterati. Come deducibile, prima di effettuare un backup incrementale occorre però eseguirne uno completo.
- Backup completo sintetico – è bene o male identico al backup incrementale, con l’unica differenza che i suoi file vengono integrati all’interno del backup completo da cui ha origine.
- Backup differenziale – si tratta di una tipologia di backup che prevede la memorizzazione di file e cartelle create a partire dall’ultimo backup completo, tutto il resto viene lasciato inalterato. Anche in tal caso, prima di creare un backup differenziale è tuttavia necessario generare almeno un backup completo.
I supporti per effettuare il backup
Per effettuare una copia di back è necessario disporre di un supporto sufficientemente capiente ed affidabile. È possibile scegliere tra più dispositivi:
- Cloud – che non è altro che uno spazio di archiviazione, chiamato talvolta anche cloud storage, che risulta essere accessibile in qualsiasi momento ed in ogni luogo utilizzando semplicemente una qualunque connessione ad Internet.
- Tape – uno dei supporti più ampiamente utilizzati e affidabili per l’archiviazione dei dati.
- Hard disk esterni – la soluzione più diffusa, nonché la più comoda. Esistono dischi fissi esterni di svariate dimensioni “fisiche” e con capienze differenti.
- Chiavette USB – sono piccole, trasportabili ovunque e dai prezzi anche abbastanza contenuti. Per lo scopo in questione è bene sceglierne una ad alta capacità e fare molta attenzione allo smarrimento e alla preventiva criptografia.
- CD e DVD – sebbene l’uso di CD e DVD non vada per la maggiore a causa dello spazio limitato di questi supporti (massimo 700 MB per i CD e massimo 17 GB per i DVD), possono rivelarsi una buona soluzione per chi non effettua backup in maniera frequente o per chi deve salvare pochi dati.
Ogni quanto è necessario fare il backup?
Sicuramente maggiore è la frequenza con cui si svolge l’attività di backup, più ci si può considerare al sicuro.
Purtroppo, le statistiche ci dicono che molte realtà eseguono l’operazione di copia di back up solamente una volta all’anno (siamo circa al 39%).
Un altro 50% presenta una situazione leggermente meno allarmante con la copia che viene fatta mensilmente.
Ancora elevata la percentuale degli utenti che non eseguono copie di backup perché non sanno come farlo, non conoscono l’importanza o dimenticano di salvare i dati più importanti contenuti nei dispositivi di archiviazione.
La risposta migliore alla domanda “ogni quanto è necessario effettuare il backup?” è: analizza le tue necessità e, in base al volume e al valore dei tuoi dati, pianifica le attività di copia e ridondanza. In generale, meglio abbondare.
Per chi utilizzando il computer in ambito privato, magari solo per navigare in internet, scrivere qualche documento o salvare le foto di famiglia, potrebbe essere sufficiente effettuare un backup mensile;
Se al contrario parliamo di reti aziendali, con device e postazioni utilizzati per lavorare, fatturare, generare offerte, editare video, gestire progetti, utilizzare software di gestione documentale o di gestione del personale, etc… allora il backup dovrebbe essere giornaliero, utilizzando magari un sistema di sincronizzazione dei soli dati recenti, senza dover ricopiare interamente tutti i dati ogni giorno. Meglio ancora se la pianificazione prevede back up giornalieri + settimanali + mensili con la conservazione delle ultime copie per ognuna delle tipologie.
Investire su una buona procedura di back up è ormai fondamentale. Un ottimo back up può salvare un’azienda da fermi lavoro che possono creare danni importanti.
