Luoghi di lavori ben organizzati

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Abbiamo vissuto mesi in cui la routine quotidiana è cambiata radicalmente, sia dal punto di vista professionale che personale. Aziende, Studi Professionali e Pubbliche Amministrazioni hanno consolidato le modalità di lavoro agile per limitare la possibile diffusione dei contagi da Covid-19.  

Che si lavori da casa o in azienda, l’organizzazione della propria postazione di lavoro può avere un grande impatto sulla produttività.  

Mantenere il luogo di lavoro ordinato, infatti, può trasformare lo spazio in modo significativo e rendere le operazioni più efficienti.  

Come preparare quindi l’ufficio e la propria scrivania per ottimizzare i tempi? Ecco alcune idee dal reparto Cancelleria di SIELCO.  

 

Gli articoli di cancelleria più utilizzati in ufficio: quali sono i migliori per organizzare il lavoro 

Ci sono strumenti di cui svolta non possiamo fare a meno, indipendentemente dal luogo e dalla professione: 

1. Un blocco note per appuntare tutto. È vero, ci sono persone che scrivono molto più velocemente con l’utilizzo di un computer che a mano, ma è altrettanto constatato che nonostante la digital transformation ci siano molti collaboratori fedeli alla carta. Ti è mai capitato, ad esempio, di iniziare la giornata appuntando la lista delle cose da fare entro il termine della giornata lavorativa?  Alcuni blocchi hanno le sezioni prestampate in cui è possibile inserire le attività da svolgere, la cosiddetta To Do List, e quelle completate per avere un’idea a primo impatto di come procede il lavoro. Ecco perché il blocco note è uno degli elementi di cancelleria più richiesto.  Spesso viene posizionato nelle vicinanze della tastiera per prendere note durante una conference call con un collega, cliente e fornitore. 
2. Tutto l’occorrente per scrivere. I blocchi note sono utili se accompagnati da penne, matite, evidenziatori – magari di diversi colori per comprendere a occhio nudo le attività di diversa natura da portare a termine – pennarelli, gomme, bianchetto, etc. Il portapenne di una scrivania deve sempre essere munito con tutto l’occorrente per scrivere, prendere appunti e firmare un documento. 
3.  Le etichette adesive per organizzare i documenti. Stampiamo contenuti, prendiamo appunti, visualizziamo materiali diversi ogni giorno. Quante volte capita di pensare “Chissà dove ho appuntato quella nota”. Il tutto può essere facilitato inserendo delle etichette che ci segnalino quanto stiamo cercando. 
4. Faldoni e divisori. I documenti presenti in un ambiente di lavoro sono facilmente rintracciabili se ordinati con un criterio: suddivisi per reparto di competenza, area aziendale, periodo dell’anno oppure semplicemente per argomento. In questo modo è più facile comprendere quale documento reperire, ad esempio, per una riunione senza perdere tempo a cercarlo.
5.  La lavagna e l’occorrente per usarla. Una lavagna è un utile supporto per le attività formative e durante i meeting. Un ottimo modo per condividere le idee, essere creativi e risparmiare tempo nelle comunicazioni interne è quello di avere un’area dedicata al brainstorming, dove la propria squadra possa confrontare le proprie opinioni. Spesso si preferisce quella con i pennarelli piuttosto che quella con il gesso, per una questione di pulizia. Oltre alla lavagna serviranno quindi i pennarelli e un panno per cancellare quanto scritto. 
6. Carta ecologica. Fino a qualche anno fa si era soliti pensare che la digitalizzazione di mezzi e processi di lavoro e comunicazione, così come delle esigenze della vita di ogni giorno, avrebbe portato a una progressiva smaterializzazione di strumenti e procedure: sempre più digitale dunque, e sempre meno carta. Un fenomeno che è accaduto, ma solo parzialmente. In SIELCO sosteniamo l’ecologia e proponiamo, nella nostra selezione di prodotti, la carta ecologica. Uno degli aspetti da chiarire subito è che carta ecologica non è sinonimo di carta riciclata. Per carta ecologica si intende quella prodotta a partire da cellulosa proveniente dalle foreste garantite dal Forest Stewardship Council (FSC), l’ente internazionale senza scopo di lucro il cui marchio è apposto su tutti i derivati del legno che rispettano le sue normative. FSC certifica la tracciabilità dei prodotti fino alle foreste d’origine e si assicura che gli standard di gestione di queste siano rigorosi e sostenibili, con particolare riferimento al taglio e alla piantumazione di nuovi alberi. Inoltre l’ente si assicura che siano rispettati i diritti di chi lavora nella filiera produttiva, così come quelli delle comunità sui quali territori insiste questa produzione industriale. 

 

Altra cancelleria che non dovrebbe mancare in un luogo di lavoro 

Chi lavora in ufficio potrebbe aver bisogno della cucitrice, con i suoi punti, per raggruppare insieme i fogli e i documenti che riguardano la stessa progettualità. 

Anche graffette e fermacarte, svolgono un ruolo simile, e potrebbe essere funzionale inserirli in un contenitore apposito all’interno del cassetto della scrivania. 

Scaffalature e armadi sono elementi essenziali: un sistema d’archiviazione ordinato aiuterà a evitare la perdita di documenti importanti e l’installazione di scaffalature darà all’ambiente un aspetto accattivante ed originale, perfetto per trovare la giusta ispirazione. 

Ricorda di fare attenzione alla normativa sulla sicurezza sui luoghi di lavoro che prevede la valutazione sulla necessità di affrancare gli scaffali al muro per evitare ribaltamenti. 

Richiedi il catalogo cartaceo inviando una mail consumabili@sielco.it 

 

La sistemazione delle postazioni 

Dopo aver anticipato quanto sia importante mantenere costantemente organizzato e attrezzato uno spazio di lavoro, possiamo incentrare il focus sulla sistemazione delle postazioni per renderle efficienti dal punto di vista operativo e salutari dal punto di vista del lavoratore. 

Di fatto è indispensabile che le scrivanie siano sufficientemente ampie, in modo che possano trovarvi spazio il computer ed anche le carte ed i documenti più importanti, da avere a portata di mano. Inoltre, è fondamentale che siano presenti cassetti dove riporre tutto ciò che può tornare utile, ma che sul tavolo da lavoro può risultare ingombrante. Per sistemare tutto al meglio è necessario disporre di armadi, scaffali, separatori, teche e contenitori specifici. Non bisogna dimenticare le etichette da applicare in corrispondenza di raccoglitori e cartelline. Più manteniamo il materiale ordinate, meno oggetti perderemo e meno dovremo ricomprarne. Tutto a vantaggio sia dell’economia aziendale sia del benessere del nostro pianeta che è al collasso per la quantità di rifiuti prodotti ogni anno. 

• È importante studiare con attenzione anche l’illuminazione, in modo da garantire una buona visibilità in tutti gli ambienti, anche in quelli meno frequentati. I monitor devono essere posizionati in maniera tale da ricevere trasversalmente la luce del sole: è meglio evitare di avere finestre alle spalle e se questo non fosse possibile sarebbe utile utilizzare delle tende che evitino il riflesso sugli schermi.  
• La luce artificiale deve essere adatta e stabile, vanno evitate per esempio lampadine o neon traballanti.  
• La proporzione tra altezza del lavoratore, scrivania e sedia deve inoltre essere ottimale per evitare problemi legati alla muscolatura e alla schiena. 
• Le sedute devono essere ergonomiche e sono consigliate quelle con rotelle a 5 razze. 

• Consigliata anche la pedana per appoggiare i piedi e mantenere le ginocchia rialzate rispetto al piano della seduta.  

 

Pulizia e igienizzazione 

Specie in un periodo in cui le attività di lavoro da portare a termine sono elevate, capita di iniziare a lavorare senza ricordarsi di lavare prima le mani.  

Qualora si abbia la possibilità di lavorare da casa, i danni sono più limitati. Ma a seguito del periodo storico che abbiamo vissuto e ci troviamo a vivere, è bene ricordarsi di igienizzare e sanificare la propria postazione di frequente per limitare il trasferimento di germi e batteri dannosi per la nostra salute su diversi oggetti quali mouse, tastiera, blocchi note, penne… 

 

Le soluzioni 

Sei davanti al PC e devi pulire in fretta la tastiera, potresti optare per una soluzione rapida ed efficace, tra cui un kit da ufficio igienizzante con tutto l’occorrente.  

Pochi secondi possono senz’altro fare la differenza e risultare indispensabili  

per rimuovere tutte le impurità sia sulla superficie dei tasti che tra di essi ma anche in tutte quelle zone inaccessibili della tastiera, dove sporco, residui e polvere si annidano più facilmente. 

 

Le aziende, gli uffici e gli studi sono i luoghi in cui i collaboratori trascorrono la maggior parte del proprio tempo.  

Il nostro impegno è di renderli confortevoli e produttivi, grazie ad un servizio completo con la fornitura dei prodotti di cancelleria delle migliori marche, scelte con cura per voi.  

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